お仕事マニュアル タスク管理編

立ちはだかる難敵

さて前回のエントリーで紹介した方法でタスク管理を始めでみましょう。上から順番にタスクをこなし、新しいタスクは1番下に追加します。シンプルですよね?でもあっという間に壁にぶち当たりますw 自分のペースで好きなようにタスクをこなせればいいのですが、現実は甘くありません。様々な難敵があなたのタスク管理の邪魔をします。では具体的な事例をあげて、順番に解決して行きましょう!

 

特定の日にやらなければならないタスク

タスクには特定の日にやらなければならない。またその日でないとできないこと。が存在します。水曜日の不燃物のゴミ出しを月曜日に行うことはできません。これらのタスクの管理はさほど難しくありません。手帳の該当する日にちにタスクを記入するだけです。

 

すぐやらなければならないタスク

ちょっとダンボール運ぶから手伝って!午前中に取引先にアポとっといて!などなど周りの邪魔者w 同僚や上司などから仕事を依頼されます。その度にタスクは下に追加して後でやりまーす。と言えたらどんなに楽でしょう。でもそんなことをしてたら、とりあえずコッチの仕事の方が急ぎなんだから先にやれよ。と文句を言われてしまうでしょう。じゃあお前がやれよ。と言いたくなりますが、ガマンしましょうw その場合には、今すぐやらねばならない仕事の場合には一旦今の仕事を中隊して、終わったらまたリストの順に再開。今すぐではないけど、次にとりかかるなど、緊急性が求められるタスクの場合は、リストの最後に記入し、先頭に☆印を付けておきます。タスクを行う順番は☆印のタスクが常に優先です。それらのタスクが終わってからまたリスト順に処理して行きましょう。

 

まとめて行いたいタスク

取引先に今月の支払いについて確認する。というタスクを処理するために電話をかけました。タスク終了です。そしてまた10件後のタスクに、同じ取引先へ来週のアポを取るというタスクを処理するために電話をかけました、、、、以下略。こんなことをしていると相手に嫌われますw てかまとめて確認しろよってw これ以外にもタスクにはまとめて処理した方がいいものが存在します。デジタルのタスク管理ソフトにはフォルダやタグなど便利な機能が存在するので、それらのタスクを一発でソートできますが、アナログのタスク管理では別に対策を行う必要があります。タスクの先頭に取引先の頭文字を丸を囲むなどして分かりやすくしておきましょう。そしてそれらのタスクにとりかかる際、ザックリとリストを見て、同じマークが付いているタスクを一括で処理します。

 

プライベートのタスク

あっ!帰りに牛乳買わなきゃ!Remember the milkの登場です。仕事中にいきなりプライベートでやらなくてはならないことが思い浮かぶことがあります。そういったタスクは仕事時間外にやらなければいけないので、先頭にPを付けておきます。こうしておけば、仕事後にリストの中のPの付いたタスクを確認するだけで済みますよね?

 

処理済みタスクとの混在

デジタルのタスク管理ソフトではタスクを処理したらクリック。リストから消えてくれるのでリストは常にクリーンな状態にキープされます。しかしアナログでは、ノートの1ページ目に未処理のタスクが一個残り、8ページ目に未処理のタスクが20件存在するといったことが起きます。その度にノートを最初から全部見返すのは手間だったりします。ではどうするのか?これまた簡単です。先のページのタスクが残り少なくなった時点で新しいページに転記します。そして未処理タスクのなくなったページは破り捨てます。そうするとノートの最初のページから、今使っているページまでが未処理タスクのリストにキープされるのでかなりスッキリした状態になるでしょう。同じタスクを転記するのってムダじゃね?w という意見もあるかと思いますが、転記することによって記憶にとどまるといったメリットもあるので、個人的には苦になりません。

 

以上、ザックリとタスク管理についてまとめてみました。もしこれ以外のタスクはどうやって管理しているのか?など質問があればコメントなど下さいね!