お仕事マニュアル メール編

メール。。。便利だけど厄介ですね。仕事の指示や資料等、なんでもかんでもメールでやってくるので、管理方法をマスターしないと仕事をこなせません。僕自身、様々な方法を試しました。各種管理方法の問題点と、それらを経てたどり着いた個人的管理方法をご紹介します。

３フォルダー方式

受信箱、処理中、アーカイブ。３つのフォルダに分けて管理する方法です。必要なメールは検索で取り出します。シンプルですよね？これはいいかも！と即座に試しました。でもね、メールって一日１００件とか大量にくるわけですよ。処理中のメールやそれに関連して必要なメールとかだけでも１００件とか普通にあります。それらをその度に検索！とか時間がかかる・・・ので挫折しました。

案件ごとフォルダに分ける

仕事って、メールの送信者ごとでも取引先ごとでもなくて、特定の案件があって、それに対してあらゆる人がメールをやり取りしますよね？それらをフォルダごとに分けたらどう？って考え方です。これ、メチャクチャ仕事の管理がしやすいです。ただね、続けていくうちに問題が出てきたんです。。。そう、フォルダが多くなりすぎる問題です・・・仕事の案件って無限に増えてきますよね？それらを全部フォルダに分けていくと、いくつフォルダがあっても足りません。

たどり着いた方法、取引先ごとに分ける

なんだと思われがちですが、結局この方法に落ち着きました。具体的には、受信箱、未処理（取引先ごと）、アーカイブ（取引先ごと）に分けます。受信トレイに未読メールが届いたらチェック、処理の必要なものは未処理の取引先のフォルダへ。処理が終わったらアーカイブの取引先のフォルダへ移します。ザックリとフォルダ分けしておくことで、必要なメールは格段に探しやすくなります。検索も使いますが、フォルダ分けはなんだかんだ便利です。

でも案件フォルダ管理の便利さも捨てがたい・・・

案件フォルダ管理は超便利だけど、フォルダが増えすぎるので挫折した。と書きました。そうメールソフト内でこの方式を続けるのは困難です。でもね、後で案件ごとのメール内容を確認したいことって結構あるんです。去年の夏のイベントってどんな感じで進めたんだっけ？とか。。。全部の案件は必要ないけど、後で見返したい案件。。。それらを管理する方法はないものか？単純な方法がありました。ローカルに案件フォルダを作成して、関連するメールを全部ドラッグアンドドロップ。メールソフトみたいにプレビュー機能はないけれど、必要になった時にそれらのフォルダ内のメールファイルをダブルクリック。簡単に案件を振り返れます。これならいくら案件が増えようとも安心ですね。取引先、年度ごとなど、、、好きなようにフォルダ分けすればすぐに必要なメールは探せます。

後で使いそうな添付ファイルもローカルに保存しよう

上で紹介した方法は。見積書、請求書、注文書。報告書。。あとで使いそうな添付ファイルを管理するのにも使えます。先月の請求書は先月末あたりに届いているから検索、、、とかやって探すより圧倒的に早いです。A株式会社、請求書のフォルダに添付ファイルをぶち込むだけです。今では上司から、必要なファイルやメールを送って！と毎回頼まれるようになってしまいましたｗ

以上、メールソフトとローカルフォルダを使って管理する方法をご紹介しました。特にローカルフォルダにメールや添付ファイルを保存するって結構便利です。個人的には盲点でした。メールはメールソフトで管理しなければならない！って思いこみがあったんですよね。検索も便利なんですけど、検索だけに頼るとスピードが遅いんです。昔からある機能、ローカルフォルダ。地味だけど便利です。